まずは面接そのものの運用を見直す必要がありました。対面と比べると、どうしてもオンラインだと1回の面接で得られる情報量が減ってしまうこともあり、面接官の人数や各面接官の参加回数を現在も都度調整しています。そうやって試行錯誤しながら「しっかり応募者を見極められるオンライン面接」を目指しています。

 実はそれもあって、最終面接は今も対面で実施しています。当社は現在もリモートワークで業務を行っていますが、本来はオフィスでの直接のコミュニケーションによる業務が基本だと考えています。よって「隣に座って働きたいと思える方かどうか」を判断するためにも、選考では必ず一度は対面の機会を設けてから最終的な合否を決めています。

 オンライン面接を導入する際は、面接で見極めたいポイントを整理して、それをもとにオンラインと対面の面接をうまく組み合わせるといいと思います。

 

面接のオンライン化に伴い、明らかになった課題

 また、採用業務のオンライン化とは面接そのものにとどまりません。バックオフィス系の業務まで踏み込んでオンライン化していく必要があります。

 例えば書類です。当社はもともとエムアウト(東京都港区)という会社の新規事業として生まれた(2020年3月、MBOにより独立)経緯があり、当初バックオフィスは同社のインフラに頼っていました。履歴書、職務経歴書、ポートフォリオなど、面接で使う書類は基本的に紙ベースでのやりとり。毎回面接官の人数分用意し、選考結果も紙に書いたものを集計する運用でした。

 ただ、それも今回のオンライン対応のために体制変更が求められました。応募者はもちろん、面接官も全員物理的距離がある状態ですから、紙の書類で情報のやりとりをするのは現実的ではありません。書類を完全にデジタル化し、クラウドでやりとりしていくことになりました。

 ここで特に気をつけたいのがデータの管理方法です。採用に関する情報は個人情報であるため、関係のないメンバーからは見られてはいけません。また、採用ポジションによって面接を担当する社員も異なるため「採用に関わる可能性のあるメンバーがアクセスできるフォルダが1つあればいい」という単純な話でもありません。適切に情報を管理するには応募者ごとに異なる閲覧権限を設定する必要があります。