送付状とは、企業側に送る応募書類と一緒に送る書類のことです。
記載する内容はある程度決まっておりそれに沿って作っていきますが、マナーや注意点がありますのでそれを守ったものを作っていきます。
実際送付状を作るときにどのようなことに注意したらよいのでしょうか。
どのようなことを記載していけばよいのでしょうか。
企業側との最初の窓口になりますので、印象を悪くしないように、その書き方には注意をしていきたいものとなります。
目次
転職で履歴書提出時の「送付状」の書き方
送付状には記載する内容のルールが決まっており、必要なことを短くまとめることが大切になります。
どれも必要なことになりますので、足りないと不足していることになってしまい、情報がないことになってしまいます。
送付状の内容と気をつけることとはどのようなことがあるのでしょうか。
送付状の必要事項
送付状には最初に、以下を記載します。
- 日付宛名
- 自分の連絡先
- 氏名
- 前文（頭語・時候のあいさつ・相手の発展を喜ぶ言葉）
そのあと、応募の経緯と志望動機・自己PRをまとめていきます。
転職活動時でしたら、前職でどのようなことを経験してどのように生かしていくか記載してもよいです。
その後、結語でまとめていきます。
書類の最初には、前略早々は使わないで、拝啓敬具を使ってまとめていきます。
そして、同封書類の一覧を「記」でまとめていきます。
この書類の中に何か入っているかの確認になります。
短い書類の中にすべてのことをまとめるのは大変なことかもしれないですが、長文を書く必要はありませんので、短く文章にまとめていくことになります。
自分の希望を書かない
企業側に自分の要望をいち早く伝えたくて、自分の要望を送付状に書いてしまう人がいます。
勤務時間のこと、休みのこと、残業のこと、いずれは関係あることですが今は関係がありません。
常識がない人、マナーがない人と思われますので、伝えたいことであっても今は書かないようにします。
送付状はあくまで、企業側との最初の懸け橋となって、応募書類の中身を説明するイメージです。
余分なことをを書けば書くほど、本人の常識のなさを疑われることとなります。
自己PRや志望動機を長く書きすぎない
企業側への気持ちが熱くなりすぎて、自己PRや志望動機を長く書く人もいます。
短く概要を書くだけならよいのですが、事細かに詳細を書く事はマナー違反となります。
基本的には自己PRや志望動機は職務経歴書の方に書いた方が良くなります。
送付状は短い書類の中に必要事項を記載して一枚にまとめることが必要ですが、職務経歴書は2枚程度になっても特に問題はありません。
職務経歴書になれば、長い文章だけで連ねることはなく、箇条書きや表にまとめてアピールすることも可能です。
別の書類ですので、職務経歴書と送付状を混同しないことが大切になります。
マナーとして必ず添える
送付状は応募書類と一緒に必ずつけるものになります。
ないとマナー違反となりますし、企業側の印象が悪くなることがあります。
企業側は一度求人を出すと大量の応募書類が届くことになります。
その中で一通だけ送付状がないと、それだけで目立ってしまいますし、ミスや忘れた人ということになってしまいます。
難しい文章ではありませんので、応募書類を作るときには必ず一緒に送付します。
文字の大きさを変えたりカラーをつけたりもしない
自分にパソコンのテクニックがあるからといってそれをアピールしたくて、突然字の大きさを変えたり、色を付けたりすることも禁止です。
会社にあてる書類ですので書式や文字の大きさはそろえて見やすいようにしておきます。
懸賞の申し込みとは違いますので、違った意味で目立つ必要はなく、マナーを守った書類つくりにしておきます。
せっかく他の書類はうまくできたのに、常識がない人と思われてしまうのはもったいないです。
「送付状」を書く際の注意点について
送付状とは、求人を募集している企業側に必要書類を送付するときに、書類と一緒に送る添え状と手紙のようなものです。
手紙ですが便せんにダラダラ文章を連ねるのではなく、一枚の書類にまとめて直ぐにみやすく、わかりやすい状態にして作ります。
送付状を書く時の注意点などはあるのでしょうか。
送付状とは最初に企業側に書類を出すときの、初めのあいさつのようなものですので、その書き方には注意することが必要です。
あまりにマナーからずれているものを作ってしまうと、その人自身も疑われるようなことになったり、良くないことになります。
一枚にまとめる、長すぎるものはNG
送付状とは、求人に応募するときに必要な書類と一緒に送付する書類になります。
簡単な挨拶、自己紹介、自己PRを記入した後、応募書類の中に何が入っているかを記載することになります。
書類の中身の簡単な説明という意味も含まれています。
ですから、送付状自体がメインではなく、そのほかの書類がメインの書類になることが多いのです。
そのためには、送付状自体は一枚でまとめて、文章が長くなりすぎないように注意します。
何枚もダラダラと何枚を送付状を作って、長くなってしまうとそれがメインになってしまい、何が言いたいのかわからなくなってしまいます。
あくまでメインは中に入っている応募書類ですので、簡単な自己紹介と中身の説明するようなイメージの書類にしていきます。
短すぎる定型文のみのものもNG
長すぎるものは禁止ですが、逆に短すぎるものも禁止となります。
定型文のテンプレートをそのまま使っても意味は通りますが、マナー違反に近いです。
あくまで中の書類を説明するために、自分の言葉に置き換えることも必要となります。
あまりに短い定型文のみの送付状にすると、相手方の企業に手抜きだと思われてしまうかもしれません。
送付状はいわゆる応募している本人の顔となり、自己紹介と一緒のイメージとなります。
適当な状態で送ってしまうと、送っている本人も適当な人だと思われる可能性につながります。
企業側とつながる最初の一歩として書類選考がおこなわれます。
その最初の一枚目の送付状は、決して手を抜いてはいけません。
マナーを守り、注意事項をまもりながら、きちんと書類を作っていきます。
応募書類の一番上に重ねる
送付状とは、求人に応募するときに必要な書類と一緒に一番最初に読んでもらうイメージです。
ですから応募書類の一番上に重ねて、企業側の人に一番最初に読んでもらいやすいようにします。
たとえばA4のクリアファイルの一番上にそのまま送付状を重ねて、二つ折りにした履歴書、A4の職務経歴書を一つのファイルにまとめます。
A4の封筒にそのまま入れることができますし、書類が折れ曲がったりもしませんので、相手方の読む人にとっては読みやすいです。
企業側は一度求人をだすと大量の応募書類が届くことになります。
クリアファイルにまとめれば、面倒な折り曲げた書類の出し入れがなくなって、面倒に感じることや、時間がかかる様な事もなくなります。
折り曲げに失敗してあまりにも折れ線がたくさん入っている書類や、お菓子やお茶などで汚れが目立つ書類はその人のマナーの面で疑われます。
そのためにはファイルに入れて、その状態をきれいなままで送ることも大切なこととなります。
読んでもらう方の目線にたって書類を準備しておくと、快く読んでもらえることにつながります。